pengertian kantor virtual

Pengertian Kantor Virtual dan Untung Ruginya Dalam Bisnis

Posted on

pengertian kantor virtual – Apakah anda sedang memulai bisnis baru dan ingin menghemat pengeluaran? Atau apakah karyawan anda bisa bekerja di rumah, mobil, perpustakaan, atau di tempat lainnya?

Apapun alasannya, sekarang ini kantor virtual atau virtual office telah berkembang menjadi tempat kerja yang fleksibel. Ada banyak perusahaan di kota besar menggunakan kantor virtual.

Dengan menyewa kantor virtual, kita bisa bekerja di mana saja. Sedang fisik bangunan yang ada di pusat kota hanya bertindak sebagai kantor virtual saja.

Kantor virtual yang anda sewa bisa dicantumkan di website atau di kartu nama, dan bisa diklaim sebagai kantor pemasaran anda.

Pengertian kantor virtual

pengertian kantor virtual

Dengan teknologi yang ada saat ini, kita bisa bekerja atau menjalankan bisnis di semua tempat. Kalau pengertian kantor adalah tempat bekerja, berarti anda bisa berkantor di rumah, mobil, bandara, taman, bahkan di pantai.

Jadi pengertian kantor virtual adalah ruang kerja dimana pemilik bisnis dan pekerja tidak menempati bangunan secara fisik. Dengan kata lain, perusahaan hanya “menyewa alamat” saja. Sedangkan karyawan menyelesaikan tugasnya secara online.

Walau begitu, secara administratif perusahaan yang menyewanya tetap bisa menjadikan kantor virtual sebagai lokasi usaha.

Adanya kantor virtual membuat perusahaan kecil dan menengah tetap bisa menikmati alamat bergengsi, nomor telepon khusus, dan fasilitas lainnya, dengan tarif jauh lebih rendah dibanding menyewa ruangan kantor yang sebenarnya.

Lalu apa saja yang disediakan kantor virtual? Setidaknya anda akan mendapat beberapa fasilitas berikut ini.

• Alamat bisnis – Kantor virtual bisa dijadikan sebagai pusat bisnis anda. Dan Memiliki kantor di pusat komersial jelas lebih bergengsi dibanding berkantor di rumah pribadi

• Layanan resepsionis – Resepsionis akan membantu dalam pengaturan rapat di kantor virtual serta penerimaan dokumen atau barang

• Pengiriman barang dan surat menyurat – Anda juga bisa menjadikan kantor virtual sebagai tempat penerimaan barang dan surat menyurat. Ini membuat perusahaan anda terlihat profesional

• Ruang meeting – Walau tidak ngantor setiap hari, adanya kantor virtual membantu saat anda ingin mengadakan rapat. Dan anda tidak perlu bingung mencari ruang representative untuk meeting

• Layanan telepon dan call center – Layanan ini akan membantu anda menerima panggilan masuk dengan lebih profesional. Jadi anda tidak perlu lagi mencantumkan nomor telepon rumah dalam urusan bisnis

• Dukungan IT – Walau tidak semua mendapatkannya, tapi ada paket penyewaan kantor virtual yang menawarkan layanan digital. Misalnya domain situ web, email ke aplikasi berbasis cloud, serta layanan virtual lainnya.

[irp posts=”2148″ name=”Pilihan Nyaman Bekerja di Coworking Space Surabaya”]

Layanan di atas hanya sebagian kecil dari yang ditawarkan pengelola. Fasilitas yang diberikan tergantung paket yang anda ambil. Jadi mungkin saja anda bisa menerima fasilitas lebih banyak atau lebih sedikit.

Keuntungan kantor virtual

Ada banyak alasan pemilik usaha menyewa kantor virtual. Tapi ada dua daya tarik terbesar, yaitu hemat biaya dan lebih fleksibel.

Jadi anda bisa bekerja di mana saja tapi tetap memiliki akses kantor dengan biaya sangat murah. Anda juga bisa menggunakan fasilitas saat membutuhkan saja. Berikut ini beberapa keuntungan dari pengertian kantor virtual

1. Hemat biaya sewa kantor

Bagi anda yang baru memulai usaha rintisan, sangat penting menjaga biaya overhead tetap rendah. Perusahaan juga baru menikmati untung setelah beberapa bulan.

Menggunakan kantor dengan biaya puluhan juta per bulan jelas terasa sangat berat. Selain biaya sewa kantor, anda juga harus siap-siap dengan biaya perawatan, listrik, kebersihan, peralatan kantor, internet, furniture, dll.

Nah dengan menyewa virtual office, berarti anda telah menghemat uang dalam jumlah besar. Ini sesuai dengan ide awal kantor virtual. Yaitu untuk mengurangi penggunaan kantor fisik yang berujung pada pengurangan biaya atau cost reduction.

Dan biaya yang ada bisa digunakan untuk membesarkan bisnis. Misalnya untuk meningkatkan promosi, penjualan, pengembangan produk, meningkatkan pelayanan, merekrut bakat terbaik, dll.

2. Fleksibel, bisa bekerja dimana saja

Salah satu yang menarik dari pengertian kantor virtual adalah anda bisa bekerja dimana saja. Mungkin, anda akan memerlukan ruang meeting saat rapat internal atau ketemu klien.

Teknologi internet memungkinkan komunikasi bisa dilakukan tanpa harus bertemu di kantor fisik. Karyawan juga merasa diuntungkan, karena mereka bisa lebih leluasa dan enjoy bekerja.

Mereka bisa saja bekerja di rumah. Dan dengan kemacetan yang ada di kota besar, waktu yang ada juga lebih efektif. Mereka tidak akan menghabiskan berjam-jam di jalan dan bisa memaksimalkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Jadi kalau bisnis anda bisa dikerjakan hanya dengan koneksi internet dan laptop, maka kantor virtual bisa menjadi solusi terbaik.

pengertian kantor virtual

3. Meningkatkan branding

Saat ini bekerja di rumah sedang menjadi trend. Tapi tetap saja kita memerlukan kantor. Karena masih banyak klien dan rekanan bisnis yang melihat perusahaan dari kantornya. Jadi klien akan merasa mendapat jaminan kualitas saat anda memiliki kantor yang jelas.

Nah kalau anda belum mampu menyewa kantor fisik di pusat kota, solusinya adalah dengan menyewa kantor virtual. Dengan memberikan alamat kantor di lokasi premium, citra dan branding perusahaan akan meningkat.

Adanya alamat fisik disertai nomor telepon kantor, website, dan alamat email membuat perusahaan lebih profesional dan kredibel. Dengan begitu, lebih mudah bagi anda untuk mendekati klien.

4. Mendapatkan SDM lebih baik

Karena karyawan bisa bekerja di mana saja, otomatis pemilik bisnis bisa lebih bebas dalam memilih karyawan. Anda bisa memilih bakat terbaik dimanapun mereka berada.

Dan mereka bisa direkrut tanpa harus pindah dari tempat tinggalnya. Dengan merekrut sekumpulan talenta terbaik, maka bisnis anda bisa lebih berkembang.

5. Efisiensi waktu

Selain lebih hemat biaya, anda dan karyawan juga lebih hemat waktu yang dihabiskan untuk pulang pergi setiap hari.

Di kota besar seperti Jakarta atau Surabaya, orang biasa menghabiskan 2 jam per hari untuk perjalanan dari dan ke kantor. Itu artinya waktu anda habis 10 jam dalam seminggu. Dan ini sangat banyak.

Dengan menyewa kantor virtual, anda bisa menggunakan waktu yang sangat berharga ini untuk aktivitas lain yang lebih bermanfaat.

6. Lebih fokus mengembangkan usaha

Layanan yang diberikan kantor virtual membuat pemilik bisnis bisa lebih fokus pada bisnisnya. Mereka tidak perlu memikirkan beberapa pekerjaan seperti menyortir surat-menyurat dan menerima panggilan telepon.

Karena pekerjaan ini sudah diurus tim dari kantor virtual. Terlebih lagi ada fasilitas ruang meeting yang bisa digunakan kapan saja. Ini jelas akan membantu kesuksesan bisnis anda.

[irp posts=”2143″ name=”Menjalankan Usaha dari Virtual Office Surabaya Dengan Mudah”]

7. Ramah lingkungan

Karena tidak punya kantor fisik, karyawan tidak perlu melakukan perjalanan. Sehingga bekerja dengan kantor virtual membuat kita bisa mengurangi emisi karbon monoksida yang dihasilkan dari kendaraan.

Karyawan juga tidak harus bolak-balik menunggu bus atau kereta yang padat. Mereka bisa memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan aktivitas bermanfaat lainnya.

8. Mengurangi stres karyawan

Motivasi bekerja tidak hanya untuk mendapat pendapatan, tapi juga mencari kebahagiaan hidup. Nah dengan bekerja di rumah, karyawan bisa menghemat uang, memotong waktu perjalanan, dan memiliki waktu kerja yang fleksibel.

Karyawan bisa melakukan apa saja di sela-sela pekerjaan. Sehingga karyawan bisa bekerja di lingkungan lebih santai. Ini bisa membuat karyawan lebih bahagia sekaligus mengurangi stres. Nah perasaan bahagia ini secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas bekerja.

9. Kontrak jangka pendek

Sebagian besar kantor virtual menerapkan masa sewa bulanan. Tidak ada kontrak jangka panjang seperti halnya kantor fisik.

Bagi perusahaan baru yang pemasukannya masih labil, menyewa virtual office bulan jelas menguntungkan. Kalau ternyata kurang puas dengan pelayanan dan fasilitasnya, anda bisa segera pindah ke kantor virtual lainnya.

Kekurangan virtual office

pengertian kantor virtual

Perusahaan yang bekerja di kantor virtual pada hakekatnya tidak memiliki kantor pusat, sehingga karyawannya bekerja di banyak tempat.

Banyak yang percaya kerugian terbesar dari kantor virtual adalah kurangnya interaksi langsung antar karyawan. Antar anggota tim memang bisa berkomunikasi lewat WA, email, atau mungkin teleconference.

Tapi ini komunikasi jarak jauh jelas beda dengan tatap muka dan berbicara langsung. Walau begitu, banyak yang tidak peduli dengan kurangnya interaksi sosial ini.

Tapi bagi seseorang yang berjiwa ekstrovert, mereka akan merasa kesepian dan kurang nyaman. Solusinya, mereka harus sering jalan-jalan atau keluar ke warung kopi untuk mendapat interaksi sosial ini.

Masalah lain yang bisa muncul adalah menurunnya motivasi yang berdampak pada produktivitas. Ini sering terjadi, terutama bagi orang yang terlanjur terbiasa kerja di kantor dan diawasi atasan.

Tapi bagi orang yang terbiasa disiplin pada diri sendiri, mereka tetap bisa bekerja baik walau tanpa pengawasan. Justru bekerja di kantor virtual akan meningkatkan produktivitas.

Siapa saja yang bisa menggunakan kantor virtual?

Permintaan tinggi membuat semakin banyak yang menyediakan layanan kantor virtual di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, dan Bandung.

Dan virtual office langsung populer di Indonesia, terutama di dunia start up. Kebetulan juga peraturan di Indonesia memudahkan perusahaan untuk menggunakan kantor virtual.

Karena itu, banyak perusahaan yang menjadikan alamat kantor virtual untuk pengurusan izin pendirian perusahaan. Sehingga mereka bisa memenuhi persyaratan legalitas tetapi tetap menghemat biaya.

[irp posts=”2263″ name=”Berbagai Faktor Coworking Space Jadi Tempat Ngerjain Tugas di Surabaya”]

Lalu perusahaan seperti apa yang bisa dan cocok berkantor di virtual office?

Sebenarnya semua bisa mengambil manfaat dari kantor virtual. Apakah anda seorang pekerja lepas atau pemilik perusahaan dengan banyak karyawan.

Tapi industri yang paling banyak menggunakan kantor virtual adalah bisnis yang operasionalnya bisa dilakukan dengan koneksi internet.

Contohnya saja perusahaan start up, jasa konsultan keuangan, jasa konseling, Pengacara, Desain Grafis, usaha retail, bisnis berbasis IT, maupun industri rumahan. Tapi daftar ini hanya sebagian saja, masih banyak jenis perusahaan yang bisa menggunakan jasa kantor virtual.

Dengan kemajuan internet, anda bisa berkomunikasi dengan pelanggan ataupun karyawan tanpa harus bertemu secara fisik. Dengan begitu, anda tidak perlu lagi menyewa kantor fisik berbiaya mahal.

Tak hanya menurunkan pengeluaran perusahaan, karyawanpun bisa menjalani pekerjaan dengan lebih sehat dan menikmati hidup.

Meski setiap perusahaan sah-sah saja menggunakan kantor virtual, tapi ada beberapa jenis usaha yang harus memiliki kantor fisik. Diantaranya:

• Perusahaan konstruksi

Pemerintah Indonesia mengharuskan perusahaan konstruksi menduduki kantor. Bahkan mereka tidak akan mendapat izin usaha kalau menggunakan kantor virtual.

Perusahaan konstruksi juga memerlukan kantor dan gudang untuk menyimpan alat berat, material, serta keperluan logistik lainnya.

• Developer properti

Kalau perusahaan anda bergerak di bidang pengembang perumahan atau real estate, sudah pasti akan melibatkan banyak konsumen dan uang dalam jumlah besar. Mau tidak mau, anda harus berkantor di gedung fisik.

Selain itu, adanya kantor juga memudahkan pemerintah dan pemilik usaha dalam pengawasan proyek.

• Event organizer

Selain harus berhubungan dengan konsumen, event organizer harus bekerja dengan banyak pihak. Misalnya saja jasa sound system, katering, penyedia gedung, pengisi acara, dll.

Dan sudah pasti mereka memerlukan kantor fisik untuk memudahkan koordinasi serta memastikan acara berlangsung lancar.

Selain beberapa jenis perusahaan di atas, anda tidak akan memerlukan kantor virtual kalau memiliki modal usaha yang sangat besar.

Dengan dana yang ada, anda bebas memilih kantor dengan fasilitas terbaik dan memberikan pelayanan maksimal. Dan kalau anda puas dengan pelayanan tersebut, sudah pasti anda tidak akan berpikir menggunakan pengertian kantor virtual.

pengertian kantor virtual

Pilihan lain kalau tidak bisa menggunakan kantor virtual

Lalu bagaimana kalau usaha kita tidak memungkinkan menggunakan virtual office? Apakah ada alternatif lainnya?

Sudah pasti dalam jangka panjang setiap perusahaan tetap ingin menempati kantor tetap. Dengan menempati kantor fisik, anda akan menikmati fungsi kantor secara maksimal.

Tapi kalau ternyata keuangan perusahaan belum mampu menyewa kantor dalam jangka panjang, anda bisa mencari atau nego ke pengelola gedung untuk menyewa bulanan.

Daripada uang habis untuk pembayaran sekali dalam jumlah besar, lebih menguntungkan kalau kita membayar 12 kali dalam setahun tapi terjangkau.

Setelah merasa bisnis stabil dan keuangannya kuat, anda bisa memutuskan untuk menyewa selama satu tahun atau bahkan membangun kantor sendiri.

Tapi kalau menyewa kantor bulanan masih dirasa terlalu mahal, jalan lainnya dengan menggunakan coworking space.

Berkantor di coworking space membuat anda dan tim tetap bisa bertemu setiap hari dengan biaya sewa sangat hemat. Konsep open space membuat anda bisa menikmati pekerjaan dengan suasana menyegarkan.

Bagi anda yang ingin atmosfer kantor yang berbeda dan tidak monoton, coworking spacelah solusinya. Menggunakan kantor secara bersama membuat anda bisa terhubung dengan pebisnis lainnya. Dan kesempatan ini sering digunakan pebisnis untuk bekerjasama dan membuka peluang usaha.

Tapi kembali lagi, pemilihan jenis kantor tergantung pada banyak hal. Misalnya bidang bisnis yang ditekuni maupun rencana ke depan. Ada baiknya anda konsultasi dengan orang yang bisa dipercaya sebelum menentukan jenis kantor yang akan digunakan.

[irp posts=”2250″ name=”17 Cara Memulai Bisnis Online Dengan Modal Minimalis”]

Prospek kantor virtual

Dengan semakin banyak pekerjaan yang bisa dilakukan dari jarak jauh, maka tren kantor virtual diperkirakan akan semakin marak. Para pebisnis muda juga banyak yang memilih kantor virtual dengan alasan lebih efektif dan efisien.

Mobilitas yang tinggi dan bisa bekerja di manapun membuat pebisnis tidak ingin menghabiskan uang untuk menyewa kantor yang jarang digunakan.

Selain itu, perekonomian dunia cenderung melambat. Sehingga mereka ingin lebih mengencangkan ikat pinggang perusahaan. Salah satu caranya dengan mengurangi budget sewa kantor.

Nah peluang menggiurkan ini dimanfaatkan pengusaha penyewaan gedung dengan berlomba-lomba memberikan layanan secara maksimal. Semakin banyak yang terjun di penyewaan kantor virtual, sehingga persaingan tidak bisa dihindari lagi.

Dengan terus meningkatkan kualitas, setiap pengelola kantor virtual ingin menjadi yang terbaik dalam pelayanan dan teknologi.

Banyaknya kantor virtual membuat pebisnis lebih leluasa dalam menentukan pilihan terbaik untuk usahanya. Anda tinggal memilih berdasarkan budget yang ada serta kebutuhan perusahaan.

Nah itu tadi ulasan singkat mengenai pengertian kantor virtual serta keuntungan dan kerugiannya bagi bisnis. Semoga bermanfaat, khususnya bagi anda yang ingin memulai bisnis, tapi terkendala dengan tingginya harga sewa kantor. Jadi mungkin menyewa kantor virtual bisa jadi solusi untuk saat ini.